Werken als backoffice manager

‘Ik doe altijd zo goed mogelijk mijn best om ervoor te zorgen dat de klant of medewerker zo weinig mogelijk stress ervaart met betrekking tot administratieve zaken.’

Als kind wilde hij graag meedoen aan de Olympische Spelen. Hij had een mooi doel voor ogen als eerste Ethiopische skiracer en besloot hier hard voor te gaan trainen. Deze sportieve instelling heeft hij na al die jaren nog steeds. Met zijn sportieve gewoonten en een zware training heeft hij zelfs vorig jaar de KiKa Berlijn Marathon kunnen rennen! Terwijl Bemnet druk bezig is met zijn sportieve leven zit hij ook vijf dagen in de week bij Bruuk op kantoor. Hier is hij wat rustiger ingesteld en zit hij overdag voornamelijk achter zijn computer om ervoor te zorgen dat de gehele backoffice van Bruuk op orde is.

Mijn naam is Bemnet, sinds begin 2023 ben ik backoffice manager bij Bruuk. Dit houdt in dat het mijn taak is om ervoor te zorgen dat de interne processen soepel verlopen, de administratieve taken efficiënt worden uitgevoerd en dat het team goede samenwerkt. Ik doe dit aan de hand van verschillende werkzaamheden zoals; contractbeheer, loonadministratie, procesoptimalisatie, informatiebeheer, serviceondersteuning, de wet- en regelgeving controleren, boekhouding, budgetbeheer en samenwerken met de frontoffice.

Wat vind je het leukste aan je werk en waar haal je de meeste voldoening uit?

De hele dag ben ik bezig met allerlei verschillende administratieve taken. Ook komen er soms probleemstukken voor die ik samen met mijn collega’s succesvol probeer op te lossen. Dit gaat vaak over medewerkers, klanten of leveranciers die ergens problemen mee ervaren en daar hulp bij nodig hebben. Ik vind het fijn wanneer ik zo’n probleemstuk op kan lossen en al helemaal als ik hiermee iemand verder kan helpen.

Het oplossen van probleemstukken zorgt in veel gevallen voor procesoptimalisatie bij Bruuk, waardoor Bruuk weer professionele en financiële vooruitgang boekt. Tegelijk boek ik ook persoonlijke vooruitgang bij het oplossen van probleemstukken van klanten, medewerkers of leveranciers. Elke uitdaging geeft mij weer nieuwe kennis en ervaring en hierdoor blijf ik mij verder ontwikkelen in deze branche en in deze functie. Door de verschillende probleemstukken is mijn kennis en ervaring van deze branche inmiddels verviervoudigt ten opzichte van toen ik net bij Bruuk begon.

Wat vind je de grootste uitdaging in je werk als backoffice manager?

Het oplossen van probleemstukken zorgt ervoor dat ik tevreden kan zijn over het werk dat ik lever. Toch ben ik niet een duizendpoot die alles in een keer voor iedereen op kan lossen en hier loop ik soms tegenaan. Ik haal er voldoening uit als ik iemand kan helpen en ervoor kan zorgen dat het probleem waar de persoon mee zit opgelost wordt. Tegelijk vind ik het net zo jammer als het mij niet lukt om een vraagstuk op te lossen en ik de klant of medewerker teleur moet stellen. Ik doe altijd zo goed mogelijk mijn best om ervoor te zorgen dat de klant of medewerker zo weinig mogelijk stress ervaart met betrekking tot administratieve zaken, helaas kan dit niet altijd het geval zijn.

Als je nu terugkijkt naar je eerste werkdag, wat zou je jezelf dan als advies geven?

Toen ik bij Bruuk kwam werken was ik nogal onbekend in zowel deze functie als deze branche. Ik moest in korte tijd veel leren en bekend worden met de systemen. Door mijn collega Sjaan werd ik gelukkig snel meegenomen in de werkwijze op de backoffice van Bruuk en ook nam ik zelf extra de tijd om meer over de branche te weten te komen door onder andere zelfstudie. Als ik terugkijk naar mijn eerste week ben ik ten eerste trots op hoe ik in een korte tijd grote stappen heb gezet waardoor ik mezelf inmiddels backoffice manager kan noemen en ik alle touwtjes in handen heb. Daarnaast zou ik als ik mezelf advies zou kunnen geven zeggen; maak je vertrouwd en leer effectief gebruik te maken van de software en de systemen die worden ingezet op de afdeling. Op deze manier begrijp je de werkwijze sneller en kan je deze misschien zelfs wel verbeteren. Soms kan een proces geoptimaliseerd worden aan de hand van een bepaald systeem waardoor je dit in de toekomst sneller kan doen.